Tratamiento de datos personales

Política de Tratamiento de Datos Personales (Colombia)

DROGUERÍA CIENTÍFICA (en adelante, la “Compañía”) reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de quienes interactúan con nuestra tienda en línea y canales de servicio. Esta política describe las finalidades, principios, derechos, procedimientos y medidas adoptadas para el tratamiento de datos personales, conforme a la legislación colombiana vigente.

Fecha de entrada en vigencia: 26/08/2025
Última actualización: 26/08/2025

1. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales recolectados por la Compañía a través de su sitio web, formularios de contacto, procesos de compra y atención al cliente, así como por canales telefónicos y de mensajería (p. ej., WhatsApp corporativo) gestionados por la Compañía. No contamos con aplicación móvil; toda referencia a nuestros servicios digitales corresponde al sitio web.

2. Responsable del Tratamiento

Nombre comercial: Droguería Científica
NIT: 32482990-0
Dirección: Carrera 51A # 99-05
Ciudad/Departamento: Medellín – Antioquia, Colombia
Correo de contacto para privacidad: drogueriacientificasantaelena@gmail.com
Teléfono: +57 300 637 7948
Canal de PQRS: https://drogueriacientifica.online/pages/contact

Cuando actuemos a través de encargados que procesan datos en nuestro nombre, lo haremos bajo contratos que exijan el cumplimiento de estándares de seguridad y confidencialidad.

3. Marco normativo

Constitución Política (arts. 15 y 20), Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), y demás regulación aplicable, lineamientos y circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

4. Definiciones clave

  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
  • Dato sensible: Información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., salud, datos biométricos).
  • Dato público, privado y semiprivado: Según su naturaleza y acceso permitido por la ley.
  • Titular: Persona natural a quien se refieren los datos.
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular.
  • Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, etc.).
  • Responsable / Encargado: Quien decide sobre la base de datos y quien trata datos por cuenta del responsable, respectivamente.

5. Principios para el Tratamiento

Actuamos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Toda actividad de tratamiento se sujeta a estos principios.

6. Finalidades del Tratamiento

Recolectamos y tratamos datos personales para:

  1. Gestionar la relación comercial: registro de usuarios, toma de pedidos, pagos, facturación, despacho, devoluciones y garantías.
  2. Atención al cliente y PQRS: gestión de consultas, solicitudes, quejas y reclamos.
  3. Prevención del fraude y seguridad: validación de identidad, análisis de riesgo y cumplimiento normativo.
  4. Comunicaciones transaccionales: confirmaciones de compra, estado del pedido y cambios operativos del servicio.
  5. Mejora de la experiencia: analítica de uso del sitio, cookies y encuestas de satisfacción (ver política de cookies, si aplica).
  6. Comunicaciones comerciales: envío de información promocional y novedades, solo con autorización del titular o base legal aplicable, permitiendo el opt-out en cualquier momento.
  7. Cumplimientos legales y requerimientos de autoridades: atención de requerimientos de la SIC y demás autoridades competentes.
  8. Logística y soporte operativo: gestión con aliados de pasarela de pagos, operadores logísticos y servicios en la nube para cumplir las finalidades informadas.
  9. Proveedores y contratistas: gestión de compras y contratación, evaluación y homologación, cumplimiento de obligaciones contractuales, pagos y facturación, prevención de fraude y debida diligencia, atención de requerimientos de autoridades.
  10. Prospectos/comunidad: atención de solicitudes de información, envío de comunicaciones comerciales con autorización, medición de interés y analítica de campañas, gestión de exclusiones/opt-out.

En cada punto de recolección informaremos las finalidades específicas y si algún dato es obligatorio para proceder con la solicitud o compra.

6A. Tratamiento de datos de aspirantes y procesos de selección

Con ocasión de la página “Trabaja con nosotros” y demás canales de reclutamiento, tratamos datos personales de candidatos con las siguientes reglas:

Finalidades específicas: (i) gestionar procesos de selección (recepción de HV, análisis de perfil, entrevistas), (ii) verificar referencias laborales y académicas, idoneidad y habilitaciones requeridas para el sector farmacéutico (p. ej., tarjeta o matrícula cuando aplique), (iii) realizar, cuando proceda, pruebas técnicas o psicométricas a través de proveedores idóneos, (iv) administrar el banco de hojas de vida y contactar a candidatos para futuras vacantes (si el titular lo autoriza), y (v) cumplir obligaciones legales en materia laboral y de seguridad social cuando se concrete la vinculación.

Categorías de datos: identificación y contacto; formación y experiencia; certificaciones/tarjetas profesionales; resultados de entrevistas o pruebas; referencias suministradas por el candidato. No solicitamos datos sensibles ni antecedentes penales o disciplinarios, salvo que sea estrictamente necesario, exista base legal y se informe de manera previa, expresa e informada.

Fuentes de obtención: directamente del titular (correo drogueriacientificasantaelena@gmail.com, formulario del sitio), portales de empleo o referenciación (cuando el titular postula o autoriza), y referencias de contactos aportados por el candidato.

Base jurídica y autorización: trataremos los datos con autorización previa, expresa e informada del titular. La autorización para conservar la HV en nuestro banco de candidatos es opcional y puede revocarse en cualquier momento por los canales indicados.

Conservación: conservaremos la HV y soportes por el tiempo necesario para el proceso activo y, si el titular lo autoriza, por un plazo razonable para futuras vacantes conforme a los principios de necesidad y proporcionalidad. El titular puede solicitar su supresión cuando proceda.

Encargados y transferencias: podremos usar proveedores (encargados) para pruebas, referenciación o gestión de talento y, de ser necesario, realizar transmisiones/transferencias a terceros dentro o fuera de Colombia, bajo acuerdos que garanticen la protección de los datos conforme a esta política y a la ley aplicable.

Decisiones automatizadas: no adoptamos decisiones que produzcan efectos jurídicos basadas exclusivamente en tratamientos automatizados sobre la información de candidatos.

Derechos y canales: el titular puede acceder, actualizar, rectificar, suprimir o revocar su autorización siguiendo los procedimientos de los numerales 12 y 13 de esta política.

Advertencia sectorial: En nuestros procesos de selección no requerimos pagos, exámenes o información sensible no relacionada con el cargo (p. ej., estado de embarazo, orientación, religión). Cualquier solicitud de esta naturaleza debe reportarse a nuestros canales oficiales.

Aclaración — numeral 6 (Finalidades del Tratamiento):
La Compañía no vende, arrienda, cede ni divulga datos personales a terceros para sus fines propios (incluida publicidad o mercadeo). El tratamiento se limita a las finalidades descritas y, cuando es estrictamente necesario para la operación (p. ej., pasarela de pagos, logística, servicios en la nube), se realiza de forma propia ó a través de encargados que actúan a nombre de la Compañía, bajo contratos de confidencialidad y seguridad, sin que adquieran derechos sobre la información. Solo se revelarán datos cuando exista deber legal o requerimiento de autoridad competente.

Aclaración — numeral 6A (Aspirantes y selección):
En los procesos de selección, la Compañía no vende, comparte ni divulga los datos de aspirantes con terceros para sus fines propios. La información se usa exclusivamente para la gestión del proceso y, si procede, se comparte con proveedores/encargados (p. ej., referenciación, pruebas) que actúan por cuenta de la Compañía y bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad. La revelación a terceros distintos solo ocurrirá por mandato legal o orden de autoridad competente.

7. Categorías de datos tratados

Datos de identificación y contacto; datos transaccionales de compras; datos de entrega; datos de pago (gestionados a través de pasarelas certificadas; no almacenamos la información completa del medio de pago); registros de interacción en canales de atención; y datos de navegación/cookies con fines de analítica (según configuración del usuario). Para candidatos, ver el numeral 6A.

  • Datos de proveedores/contratistas: identificación y contacto, información fiscal y bancaria para pagos, referencias y habilitaciones.
  • Datos de prospectos: identificación y contacto, preferencias declaradas y registros de interacción (cuando aplique).

8. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos sensibles se limitará a casos indispensables, informando al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y adoptando medidas reforzadas de seguridad.
Respecto de niños, niñas y adolescentes (NNA), solo trataremos datos cuando responda al interés superior de ellos y se asegure el respeto de sus derechos fundamentales, con la autorización de sus representantes legales cuando aplique.

9. Autorización del Titular

Solicitamos autorización previa, expresa e informada por medios idóneos (formularios web, casillas de verificación, comunicaciones electrónicas o documentos físicos). Conservamos prueba de la autorización o del aviso de privacidad cuando la ley lo permita. La autorización para comunicaciones comerciales es independiente y puede administrarse o revocarse en cualquier momento.

10. Derechos de los Titulares

Los titulares pueden: acceder y conocer sus datos; actualizar, rectificar y suprimir datos cuando proceda; solicitar prueba de la autorización; ser informados sobre el uso; revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no se respeten los principios, derechos y garantías; y presentar quejas ante la SIC previa reclamación ante la Compañía.

11. Deberes del Responsable y Encargados

Adoptamos medidas administrativas, técnicas y humanas razonables para proteger los datos; tratamos la información para las finalidades informadas; mantenemos la información actualizada y verificable; tramitamos consultas y reclamos en los términos de ley; y exigimos a los encargados estándares de seguridad y confidencialidad.

12. Procedimientos para Consultas y Reclamos

Canales de contacto: drogueriacientificasantaelena@gmail.com · https://drogueriacientifica.online/pages/contact · Carrera 51A # 99-05, Medellín – Antioquia, Colombia

  • Consultas: Se responderán dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible, se informará el motivo y se responderá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
  • Reclamos (actualización, rectificación, supresión o revocatoria): Si el reclamo está incompleto, requeriremos al interesado dentro de cinco (5) días hábiles para que subsane. Una vez recibido completo, incluiremos la leyenda “reclamo en trámite” dentro de dos (2) días hábiles y resolveremos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo. Si no fuere posible, se informará la causa y la fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.
  • Traslado por competencia: Si no somos competentes, daremos traslado a quien corresponda dentro de dos (2) días hábiles e informaremos al interesado.

13. Revocatoria de la autorización y supresión de datos

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión del dato cuando identifique un uso contrario a esta política o a la ley. La supresión no procede cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.

14. Transferencias y transmisiones internacionales

Podremos transmitir o transferir datos a terceros ubicados dentro o fuera de Colombia para fines relacionados con las finalidades informadas (p. ej., servicios de nube, pasarelas de pago, logística), bajo acuerdos que aseguren un tratamiento conforme a esta política y a la ley aplicable.

15. Seguridad de la información

Mantenemos controles razonables de seguridad (físicos, lógicos y administrativos) orientados a prevenir el acceso, uso o divulgación no autorizada. Ningún sistema es infalible; si llegara a presentarse un incidente material de seguridad, seguiremos los procedimientos internos para su atención y, cuando corresponda, notificaremos a las autoridades y a los titulares afectados. Los datos de medios de pago son tratados por la pasarela correspondiente bajo sus estándares (p. ej., PCI DSS) y no se almacenan en nuestros servidores.

16. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades del tratamiento o la exigida por normas aplicables en materia comercial, contable, fiscal o de servicios farmacéuticos.

17. Cambios a esta política

Podremos modificar esta política para incorporar mejoras o cambios regulatorios. Las actualizaciones relevantes se publicarán en el sitio web, indicando la fecha de la última actualización. Si se requieren nuevas autorizaciones, las solicitaremos por los canales adecuados.

18. Contacto del Responsable

Para ejercer sus derechos o formular consultas y reclamos, comuníquese a:
Correo: drogueriacientificasantaelena@gmail.com
Canal PQRS: https://drogueriacientifica.online/pages/contact
Dirección: Carrera 51A # 99-05, Medellín – Antioquia, Colombia
Horario de atención: Lunes a Domingo de 8:00 a.m. a 8:00 p.m.

Nota: La Compañía registrará sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) cuando le sea exigible. Esta política no limita otros derechos que asisten a los titulares conforme a la ley vigente.